Biuro rachunkowe – jak wybrać, by nie żałować?

Biuro rachunkowe – jak wybrać, by nie żałować?

Planujesz założyć działalność? A może Twoja firma działa już od wielu lat na rynku, ale chciałbyś usprawnić prowadzenie księgowości? W takim razie potrzebujesz rzetelnego biura rachunkowego. Ofert oczywiście nie brakuje, ale skąd masz wiedzieć, jak wybrać tę najlepszą? Na co szczególnie zwrócić uwagę? Czy lepszym wyborem będzie małe biuro, czy duża korporacja? Na te i inne pytania szukaj odpowiedzi w artykule.

Certyfikat – Świadectwo kwalifikacyjne

Aby nie paść ofiarą oszustwa, na początku upewnij się, że biuro rachunkowe, z którym chcesz nawiązać współpracę, ma odpowiednie doświadczenie oraz kompetencje, by świadczyć usługi, które oferuje. Certyfikaty, zezwolenia oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej to trzy podstawowe dokumenty, o które musisz zapytać. Wprawdzie nie są one obligatoryjne, a biuro rachunkowe w zasadzie może prowadzić każdy, ale pytanie, czy chcesz, by ktoś bez kwalifikacji zajmował się dokumentacją Twojej firmy?

Dawniej do prowadzenia ksiąg rachunkowych konieczne było posiadanie certyfikatu Ministerstwa Finansów, zwanego Certyfikatem lub Świadectwem Kwalifikacyjnym. Taki certyfikat nigdy nie był wydawany na całą firmę, ale imiennie. Wybierając biuro, a także osobę, która zajmie się Twoją księgowością, warto zapytać, czy ma certyfikat potwierdzający kwalifikacje.

To niezwykle ważne, ponieważ zdarza się, że biuro rachunkowe zatrudnia osoby o niewystarczających kwalifikacjach i nieposiadające żadnych certyfikatów. Najczęściej są to stażyści lub studenci pracujący na umowę-zlecenie.

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej

Od 2004 roku biuro rachunkowe ma obowiązek posiadania polisy od odpowiedzialności cywilnej. Dodatkowo każdy z doradców podatkowych powinien mieć indywidualne ubezpieczenie.

Warto sprawdzić, czy biuro, z którym chcesz nawiązać współpracę, dopełniło wszelkich formalności, a także czy ubezpieczyło inne działania niepodlegające tradycyjnej polisie – rozliczanie ZUS-u, Księgi Przychodów i Rozchodów czy utratę dokumentacji. Ważne jest to, w jakim towarzystwie ubezpieczeniowym została wykupiona polisa oraz czy jej wysokość może pokryć ewentualne straty.

Ochrona danych osobowych

Każde biuro rachunkowe ma prawny obowiązek zadbać o bezpieczeństwo danych swoich Klientów. Zanim jednak podejmiesz ostateczną decyzję o współpracy z danym biurem, upewnij się, czy zdążyło ono wdrożyć wszystkie procedury związane z ochroną danych. To niezwykle ważne w związku z negatywnymi konsekwencjami związanymi z wyciekiem ważnych danych osobowych.

Koszty prowadzenia księgowości

To dla wielu przedsiębiorców pierwsze kryterium wyboru biura rachunkowego, ale warto pamiętać, że nie chodzi o wybór ani najtańszego, ani najdroższego biura rachunkowego, ale takiego, który zakresem usług odpowiada Twoim potrzebom.

Oczywiste jest to, że tanie usługi wiążą się z redukcją kosztów działalności biura, a są to najczęściej koszty pracy ludzkiej. Niższa cena może też oznaczać węższy zakres usług, słabe kadry czy nadmiernie obciążone pracą księgowe. To także ryzyko, że pracujące osoby mogą nie mieć odpowiednich kwalifikacji, czy też nie dotrzymywać ustalonych terminów.

Kiedy wybierzesz biuro, sprawdź dokładnie jego ofertę, zapytaj o najważniejsze sprawy z punktu widzenia swojej działalności, zakres obowiązków, sposób kontaktu. Nie kieruj się wyłącznie ceną. Jeśli mieszkasz w stolicy i szukasz dobrego biura oferującego księgowość w Warszawie, to po prostu pójdź i porozmawiaj z jego właścicielem, zapytaj, na jakich warunkach pracują księgowe oraz jak są prowadzone i przechowywane dokumenty.

Usługi biura

Większość biur prowadzi bardzo szeroki zakres działalności: rozpoczynając od rachunkowości podatkowej, przez obsługę kadrowo-płacową aż po rachunkowość finansowo-zarządczą. Mniejsze oferują węższy zakres usług, ale też często bardziej indywidualne podejście do Klienta. Warto zastanowić się, czy najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie będzie współpraca z biurem o wąskiej specjalizacji, czy raczej oferującej kompleksową obsługę skupioną na działaniach wykraczających poza sprawy księgowe.

Małe biura rachunkowe to rozwiązanie dla osób, którym zależy na indywidualnym podejściu, czasem nieszablonowych rozwiązaniach. Z drugiej strony, jeśli księgowość jest rozległa, konieczne jest wsparcie większej liczby specjalistów i zlecenie dodatkowych usług takich jak np. audyt podatkowy, to lepiej rozważyć ofertę dużego biura rachunkowego.

Doświadczenie i pozycja

Niezwykle trudno jest samodzielnie ocenić, czy dane biuro cieszy się uznaniem wśród Klientów. Można oczywiście zasięgnąć opinii znajomych lub w Internecie, jednak nie dają one 100% pewności. Na pewno jednak biuro rachunkowe Warszawa z wieloletnim doświadczeniem na rynku będzie bardziej wiarygodnym partnerem, niż to, które dopiero otwiera swoje podwoje.

Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji

Duży wpływ na jakość współpracy z biurem rachunkowym ma sposób przechowania i przekazywania dokumentacji. Czy otrzymasz ją elektronicznie, czy ktoś Ci ją dostarczy? A może będziesz zobowiązany osobiście odebrać dokumenty w biurze rachunkowym? To kluczowa kwestia z punktu widzenia organizacji czasowej. Częste dojeżdżanie do biura z pewnością po pewnym czasie stanie się uciążliwe.

Obowiązek bezpiecznego przechowywania dokumentów leży po stronie biura rachunkowego. To wygodne rozwiązanie, gdyż nie musisz się martwić o archiwizację, a w razie kontroli przez np. Urząd Skarbowy to biuro reprezentuje Twoje interesy. Księgowa, mając pełnomocnictwo, samodzielnie złoży niezbędne wyjaśnienia i przedstawi oryginały dokumentów do wglądu.

Legalne oprogramowanie

Wprawdzie nie możesz sprawdzać oprogramowania biura rachunkowego, ale miej świadomość, że biuro, które korzysta z nielegalnych programów, może także Ciebie narazić na niemiłe konwencje. Co prawda, to biuro w pełni odpowiada za oprogramowanie, z którego korzysta, ale ewentualna konfiskata dysku twardego w wyniku kontroli może dla Ciebie oznaczać brak dostępu do dokumentacji elektronicznej lub nawet jej całkowitą utratę. To jednak niejedyny problem. Oprogramowanie nieaktualne, niezgodne z obowiązującymi przepisami i standardami może powodować powstanie błędów w rozliczeniach, a to także grozi poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Przemyśl wybór biura rachunkowego

Prowadzenie księgowości to istotna część działalności każdego przedsiębiorcy. Zlecenie działań firmie zewnętrznej przynosi wiele korzyści, jeśli firma okaże się rzetelna. Właśnie dlatego warto na spokojnie przemyśleć swój wybór, by po fali euforii nie nadeszło nagłe rozczarowanie. Zawsze warto doprecyzować kwestie priorytetowe w umowie, takie jak np. sposób odbioru dokumentacji. Dobre biuro rachunkowe rzetelnie poprowadzi księgowość, a ty zyskasz czas, by na spokojnie zająć się rozwojem przedsiębiorstwa.

Biuro rachunkowe – jak wybrać, by nie żałować? komentarze opinie

Komentarze mogą dodawać tylko zalogowani użytkownicy.




Reklama

Ogłoszenia PREMIUM

Skup Nieruchomości do remontu

Skup Nieruchomości-Działki,domy,mieszkania,garaże,gospodarstwa rolne,firmy i inne. Zadłużone u komornika lub w spółdzielni. Z problemami..


Reklama


 Reklama


25 maja 2018 roku weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku tzw. RODO. Nowe prawo nakłada na nas obowiązek uzyskania Twojej zgody na przetwarzanie przez nas danych osobowych w plikach cookies

Oświadczam, iż zapoznałem sie z Polityką prywatności i zgadzam się na zapisywanie i przechowywanie w mojej przeglądarce internetowej tzw. plików cookies oraz na przetwarzanie zaszyfrowanych w nich danych osobowych pozostawianych w czasie korzystania z innych stron internetowych, serwisów oraz parametrów zapisywanych w plikach cookies w celach marketingowych, w tym na profilowanie i w celach analitycznych przez iochota.pl, oraz ZAUFANYCH PARTNERÓW.

Administratorzy danych / Podmioty którym powierzenie przetwarzania powierzono

MPG Media Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawa 02-761, Cypryjska 2G

Cele przetwarzania danych

1.marketing, w tym profilowanie i cele analityczne
2.świadczenie usług drogą elektroniczną
3.dopasowanie treści stron internetowych do preferencji i zainteresowań
4.wykrywanie botów i nadużyć w usługach
5.pomiary statystyczne i udoskonalenie usług (cele analityczne)


Podstawy prawne przetwarzania danych


1.marketing, w tym profilowanie oraz cele analityczne – zgoda
2.świadczenie usług drogą elektroniczną - niezbędność danych do świadczenia usługi
3.pozostałe cele - uzasadniony interes administratora danych


Odbiorcy danych

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora danych, w tym podmioty ZAUFANI PARTNERZY, agencje marketingowe oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Prawo żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych; prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych. Inne prawa osoby, której dane dotyczą.

Informacje dodatkowe

Więcej o zasadach przetwarzania danych w "Polityce prywatności"