Zmiana biura rachunkowego może w pewnym momencie okazać się dla nas koniecznością, zwłaszcza jeśli zauważymy, że w naszych dokumentach pojawiają się nieścisłości lub z innych powodów od dłuższego czasu nie będziemy zadowoleni z poziomu świadczonych usług. Rozwiązanie umowy z jednym biurem rachunkowym i podpisanie umowy z drugim wymaga dopełnienia różnych formalności, by uniknąć późniejszych kłopotów prawnych. W tym artykule opowiemy jak krok po kroku, bezproblemowo zmienić biuro rachunkowe. Znaki świadczące o tym, że czas na zmiany Decyzja o zmianie biura rachunkowego jest zazwyczaj skutkiem długotrwałego okresu niezadowolenia z usług biura rachunkowego. Jeśli dostrzegamy braki w dokumentach lub okazało się, że wykonane przez firmę obliczenia są błędne, to oczywiste jest, że będziemy rozważać rozwiązanie współpracy z firmą, która nie dopilnowuje naszych finansów. Niezadowolenie przyjdzie również wtedy, gdy będziemy mieć wrażenie, że firma nie dba o optymalizację kosztów lub kontakt z firmą jest utrudniony. Jeśli jesteśmy zobowiązani do prowadzenia równoległej ewidencji księgowej w firmie, a biuro rachunkowe nie udziela nam informacji na temat wysokości podatku, czy uchyla się od odpowiedzialności za popełnione błędy, to w naszej głowie powinna się zapalić czerwona lampka. Zamiast łudzić się nadzieją, że sytuacja ulegnie poprawie, warto poszukać nowej firmy, co nie powinno być trudne, zwłaszcza w Warszawie. Poszukiwania można rozpocząć w Internecie, wpisując w wyszukiwarkę frazy takie jak np. usługi księgowe Ochota czy firmy księgowe Wola. Kiedy zmienić biuro rachunkowe? Prawo cywilne nie narzuca terminu, w którym możemy zmienić biuro rachunkowe. Trzeba jednak pamiętać o tym, że cały proces może zająć nawet kilka miesięcy. Na samym początku warto dobrze przyjrzeć się zapisom w umowie. Częstą praktyką stosowaną przez biura rachunkowe jest trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Nie oznacza to jednak, że poszukiwania nowego biura rachunkowego należy zacząć, dopiero gdy umowa z obecnym będzie bliska końca. Wystarczy, że w umowie z nowym biurem rachunkowym Bielany , czy zlokalizowanym w innej części stolicy zaznaczymy, że współpracę rozpoczniemy z dniem zakończenia wcześniej podpisanej umowy. Weryfikacja dokumentów Zmiana firmy prowadzącej księgowość wymaga sprawdzenia poprawności wszystkich dotychczas wydanych dokumentów. Taka czynność, w zależności od specyfiki działalności firmy oraz jej wielkości może potrwać kilka tygodni, a nawet kilka miesięcy. Pomimo kosztów, warto rozpoczynając współpracę z nowym biurem, powierzyć jej dokładną kontrolę dokumentów. Jeśli jesteśmy właścicielami spółki albo prowadzimy pełną księgowość, to dobrym okresem na zmianę jest zakończenie okresu rozliczeniowego. Wtedy właśnie warto przekazać nowej firmie dokumenty do kontroli. Zmiana biura rachunkowego krok po kroku 1.Decyzja o zmianie biura księgowego i rozpoczęcie poszukiwań nowej firmy do współpracy. 2.Wypowiedzenie obowiązującej umowy i podpisanie nowej na świadczenie usług księgowych. 3.Wydanie pełnomocnictwa w sprawie reprezentacji firmy w urzędach przez biuro księgowe. 4. Przekazanie dokumentów rejestrowych takich jak KRS, NIP, REGON, umowy spółki. 5.Odbiór wszystkich dotychczasowych dokumentów z poprzedniego biura rachunkowego. 6.Rozpoczęcie nowej współpracy. Zmiana biura rachunkowego, a formalności Zmianę biura rachunkowego trzeba zgłosić do urzędu skarbowego. W tym celu należy zaktualizować wpis przedsiębiorcy do CEIDG, wypełniając formularz CEIDG-1. Jeśli biuro rachunkowe było upoważnione do składania dokumentów w naszym imieniu, to także musimy powiadomić urząd skarbowy o anulowaniu tego pełnomocnictwa za pomocą formularza OPL-1. Być może w umowie znajduje się zapis mówiący o tym, że wraz z datą zakończenia współpracy z firmą, wycofane zostanie pełnomocnictwo, ale trzeba takie informacje zweryfikować. Jeśli brakuje nam czasu to kwestię pełnomocnictwa, podobnie jak zgłoszenie zmiany biura do urzędu można powierzyć firmie, która będzie kontynuować prowadzenie naszej księgowości. Warto tylko pamiętać o tym, by ustalić tę kwestię na samym początku. Najważniejsze dokumenty, które powinniśmy odebrać z poprzedniego biura to: - faktury oraz rachunki - umowy - potwierdzenia zapłaty należności - księgi podatkowe - rejestry VAT - ewidencja faktur - ewidencja wyposażenia - ewidencja przebiegu pojazdów - ewidencja środków trwałych - dokumentacja dotycząca kadr i płac - deklaracje rozliczeniowe ZUS oraz deklaracje podatkowe Czas na zmiany Jeśli podjęliśmy decyzję o tym, że chcemy zmienić biuro rachunkowe, to warto zwrócić uwagę na to, jakie czynniki wpłynęły na taką decyzję. Sprawdźmy czy nowe biuro rachunkowe spełnia nasze oczekiwania w zakresie kwestii, na których najbardziej nam zależy. Jeśli przeszkodą w dotychczasowej współpracy był fakt, że poprzednie biuro nie dowoziło nam dokumentów, upewnijmy się, że nowe biuro rachunkowe będzie się tym zajmowało. Nie ulegajmy emocjom i dopilnujmy, by nowa firma wykonywała powierzone jej zadania rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. A wszystkim, którzy są na etapie poszukiwania nowego biura rachunkowego polecamy lekturę artykułu: Biuro rachunkowe - na co zwracać uwagę przy wyborze , gdzie kwestie doboru firmy księgowej zostały wytłumaczone w sposób prosty i zwięzły.
